Corporațiuni. Câteva reguli pentru ședințe mai puțin chinuitoare

Ședințele par să se numere printre cele mai chinuitoare evenimente ale vieții la corporație. Rapoarte, target de îndeplinit, sancțiuni când nu este îndeplinit, etc. Dar ședințele pot fi ocazii de comunicare și de mai bine. Dar cum?

 

 

„Ce faci azi? Am o ședință de board. Nici nu am putut dormi astă noapte…“ Ședințele sunt un fel de „tăierea capului Sfântului Ioan“ pentru mulți corporatiști.

Asta pentru că și cultura care domnește în marea majoritate a corporațiilor românești e marcată de impolitețe sau de agresivitate.

Deci ar trebui început prin a spune că, pentru a avea ședințe din care să rămână fiecare cu ceva util, ar trebui să fie la modă politețea și poate și ceva simț al umorului.

Pentru că umorul detensionează atmosfera și o atmosferă netensionată e propice discuției, dialogului și ideilor. Și asta ne dorim, nu-i așa ?

 

Citește și:

Corporațiuni. Sensul muncii tale este ceva construit de tine

Principalele calități ale unui lider

La fel de important e conținutul acestor ședințe. Și felul cum oamenii se comportă în timpul lor. Stau în picioare? Așezați în cerc și așteptând cuvântul liderului? E ceva prea formal și inhibitiv? Toată lumea vede pe toată lumea?

Oamenii sunt anxioși sau relaxați? Au venit cu idei la care s-au gândit sau așteaptă direcții și idei de la alții ? Se privesc în ochi? Dacă nu (semn de disconfort) de ce? Se concentrează la ce spune fiecare sau se plictisesc?

Felul cum fac gesturi poate fi la fel de expresiv. Dacă se așează în poziții opuse e semn că sunt în conflict. Dacă se evită, de ce?

Dacă toate cele de mai sus sunt indici buni la care să fiți atenți de fiecare dată când vă adunați în sala de ședințe, iată și câteva idei pentru a desfășura ședințe mai productive și mai relaxante pentru toată lumea. Mai ales dacă tu conduci acea ședință:

 

Planifică ședința de fiecare dată

Trimite-le tuturor ce se va discuta. Ia acordul tuturor pentru ședința respectivă și spune-le cât va dura.

Este bine ca venirea la ședință să fie lejer prinsă în programul tuturor, adică nu la o oră când o femeie vrea să-și ia copilul de la grădiniță ori să ajungă la o programare medicală.

Încearcă să nu abuzezi de timpul oamenilor și vor fi mulțumiți și vor participa cu plăcere la acele ședințe.

 

Fii primul în sala de ședințe

Dacă tu conduci ședința stai undeva ca să fii văzut de toată lumea. Trebuie să existe și o politică pentru cei care întârzie. Vor fi penalizați? Cum? Până la urmă, cei care au ajuns la timp și așteaptă vreun întârziat pierd timp prețios și nu e bine.

Dacă ședința nu are un conducător, e bine să fie cineva desemnat. Adică cel sau cea care prezintă ce se va discuta și cât timp, care consemnează ce se spune, etc.

Roagă-ți colegii să respecte agenda de lucru propusă pentru acea ședință. Să se pregătească de dinainte cu idei pentru ședință și în același timp fie atenți la ce se discută și să nu divagheze. Dacă vin pregătiți de dinainte ședința se va scurta și va fi mai eficientă.

Este bine să faceți ceea ce se discută cât mai vizual, date, diagrame, etc. omul înțelege mai bine orice concept dacă e făcut vizual.

Dacă un subiect nu se poate închide pe moment, reveniți la el și găsiți o rezolvare, nu îl amânați.

În orice întâlnire sau ședință cineva joacă rolul de uzurpator, de Gică Contra. E bine ca cel care conduce acea ședință să-și păstreze calmul. Să să urmeze planul stabilit.

De asemenea, să aibă grijă de cei care tind să reacționeze emoțional și să fie manipulatori. Ei pot fi puși discret la respect, dar tot într-o manieră politicoasă.

Tot cel care conduce ședința ar trebuie să se ocupe și de follow up. Adică să le dea oamenilor pe mail ce au de făcut până la întâlnirea viitoare.

Ascultați (toți) ce are de spus fiecare. Fiecare din cei de la ședință ar trebui stimulat să spună ce gândește.

Deseori, ideile cele mai bune vin din departamente care nu au legătură cu domeniul (idei creative de la cei de la Administrativ, de exemplu).

Pe cei mai dificili roagă-i să facă un sumar al întâlnirii, ce s-a discutat, ce se va face, etc. obține de la toți acordul. La ședința următoare fiecare va trebui să spună ce a dus la capăt din ce a propus, ce nu a reușit să facă și de ce.

Este bine să se insiste pe găsirea de soluții și să fie recompensați cei care duc la capăt ceva (chiar și numai prin recunoașterea publică a reușitei lor în fața colegilor).

Dacă unii vin cu lucruri pe care nu le-au dus la capăt, analizați toți de ce, propuneți soluții. Nu degradați însă munca oamenilor, poate că cel sau cea care nu a putut face ce a promis a depus efort. E bine să se discute constructiv.

 

 

Foto: 123rf.com

 

 

loading...
Loading...
Comentează și tu
Recomandări
Ce este și ce nu este sănătatea emoțională
Ce este și ce nu este sănătatea emoțională

Sănătatea emoțională ne ajută să trăim vieți mai împlinite și să avem o relație mai bună atât cu noi înșine, cât și cu cei din jurul nostru. Dar cum arată oamenii sănătoși emoționali? Ce avem de făcut pentru a ajunge acolo?

Citeste
Îți este rău fizic și nu știi ce ai? Poate fi o teamă inconștientă
Îți este rău fizic și nu știi ce ai? Poate fi o teamă inconștientă

Dacă în copilărie ai simțit teamă de abandon sau față de figurile autoritare, ea poate face parte și din psihicul tău adult. Uneori, aceasta duce la somatizări la nivel fizic. Iată cum.

Citeste
De ce înjurăturile au rol terapeutic
De ce înjurăturile au rol terapeutic

Nu cred că există om pe lumea asta care să nu fi înjurat vreodată – poate călugării tibetani crescuți de mici la mânăstire, dar, și ei, cine știe ce au zis uneori în gând… Că suntem în trafic, ne-am lovit de pat la degetul mic ori o problemă de serviciu ne scoate din minți, scoatem la iveală arsenalul creativ sau concret de injurii. Când ne ajută asta și când nu?

Citeste
Corporațiuni. Câteva reguli pentru ședințe mai puțin chinuitoare
Corporațiuni. Câteva reguli pentru ședințe mai puțin chinuitoare

Ședințele par să se numere printre cele mai chinuitoare evenimente ale vieții la corporație. Rapoarte, target de îndeplinit, sancțiuni când nu este îndeplinit, etc. Dar ședințele pot fi ocazii de comunicare și de mai bine. Dar cum? Iată câteva reguli pentru ședințe mai puțin chinuitoare.

Citeste
Tulburarea obsesiv-compulsivă: manifestări şi remedii
Tulburarea obsesiv-compulsivă: manifestări şi remedii

Mulți dintre noi au experimentat anxietatea dată de gânduri obsesive. Iată cum identificăm tulburarea obsesiv-compulsivă pentru a lua măsurile potrivite pentru noi

Citeste
Dezvoltare personală: 3 lucruri pe care nu e niciodată târziu să începi să le faci
Dezvoltare personală: 3 lucruri pe care nu e niciodată târziu să începi să le faci

Ești responsabilă de propria dezvoltare personală, iar acest lucru înseamnă să rămâi mereu deschisă oportunităților de a te dezvolta. Iată de ce niciodată nu e prea târziu să faci schimbări.

Citeste